パソコンで作成した元帳はデータ保存が可能
国税庁のリーフレットでは、「会計ソフトで作成している仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿はプリントアウトせずにデータのまま保存できる」と明記されています。具体的には、会計ソフトで作成した損益計算書や貸借対照表と同じように、総勘定元帳をPDFなどのデータで保存し、税務調査時に画面やプリンターで出力できる状態にしておけば、紙に印刷して保管する必要はありません。
ただし、データ保存には「電子帳簿保存法」の要件を満たす必要があります。国税庁は、①システムの取扱説明書やディスプレイ等を備え付けること、②税務職員からのデータのダウンロード要求に応じられることなどを掲げており、検索やダウンロードが可能なCSVデータなどを用意し、日付・金額・取引先で検索できるようにしておくことが求められます。単にPDFで受け取った元帳を保存しただけでは検索機能を満たせない場合があるため、仕訳データと併せて保管しておくのが安全です。
紙への印刷やスキャナ保存について
電子帳簿保存法は元帳のデータ保存を「任意」としているので、紙で保存しても問題はありません。しかし、総勘定元帳などの決算関係書類については「紙に印刷しての保管は任意」とされ、印刷するかどうかは事業者の判断に委ねられています。一方、紙に印刷した決算書類をスキャンして保存することは対象外で、印刷した紙や元のデータを破棄してしまうと保存義務違反になってしまうので注意が必要です。
まとめ
- 会計ソフト等で最初から作成した総勘定元帳なら、PDFなどの電子データで保存してもよい。紙への印刷は必須ではありません。
- 電子保存をする場合は電子帳簿保存法の要件（システムの説明書の備付け、検索機能、ダウンロード対応など）を満たす必要がある。単なるPDFだけでは要件を満たさない可能性があるため、検索可能なCSVデータ等も準備しておくと安心です。
- 紙に印刷して保管することも可能だが、印刷物をスキャンして保存することは元帳等には認められていないので、原本となるデータや紙を廃棄しないようにしてください。
要件を満たせば、保管スペースや印刷コストの削減につながります。実際の運用や手続きについては、税理士や会計ソフトの提供元に相談することをおすすめします。
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