法人税申告書・決算書・総勘定元帳の両面印刷は適切か――保存形式と実務効率

結論

社内保存用であれば、法人税申告書・決算書・総勘定元帳を両面印刷しても、基本的に問題ありません。
とりわけ大量になる総勘定元帳は、両面印刷が合理的です。

税法が求めているのは、片面印刷という形式ではなく、保存期間中に帳簿書類の内容を明瞭に確認でき、取引を追跡できることです。国税庁も、総勘定元帳・仕訳帳などの帳簿や、貸借対照表・損益計算書などの書類を原則7年間保存するよう求めていますが、片面印刷までは要求していません。国税庁「帳簿書類等の保存期間」

ただし、税務署などへ紙で提出する申告書については片面印刷、社内保存用の総勘定元帳は両面印刷という使い分けが最も無難です。

従来、法人税申告書や決算書、総勘定元帳は片面印刷で保存されることが多くありました。

その理由は、法令上の義務というより、次のような実務上の事情です。

とくに法人税申告書は、各別表が一つの独立した様式です。税務署へ紙で提出する場合、両面印刷すると裏面の読み落としやスキャン上の不都合が生じる可能性があります。

したがって、片面印刷には「紙をぜいたくに使う」という面だけでなく、閲覧性と外部提出への適合性を確保する機能があります。

他方、すべてを片面印刷することには明確な弊害があります。

特に総勘定元帳は、取引量が多い会社では数百頁に達します。片面印刷では、紙の使用量、ファイルの厚さ、保管場所がほぼ倍になります。

しかし、総勘定元帳の本質は紙の片面に印刷されていることではありません。その本質は、次の事項が連続的かつ明瞭に確認できることです。

両面印刷でもこれらが明瞭に確認できれば、帳簿としての機能は失われません。

国税庁が総勘定元帳等について求めているのは、原則として申告期限の翌日から7年間の保存です。青色繰越欠損金が生じた年度などは10年間となりますが、保存要件に「片面印刷でなければならない」という規定は示されていません。国税庁「帳簿書類等の保存期間」

したがって、片面印刷を絶対視することは、保存の目的と保存の慣習を取り違えるものといえます。

片面印刷には閲覧性、両面印刷には省スペース性があります。両者を止揚する方法は、すべてを一律に処理するのではなく、書類の性質に応じて使い分けることです。

書類	推奨方法	理由
税務署へ紙で提出する申告書	片面印刷	読み落とし・スキャン不具合の回避
e-Taxで提出した申告書の社内控え	両面でも可	提出原本は電子データであり、印刷物は閲覧用
貸借対照表・損益計算書等	両面でも可	頁数が少なければ片面の方が見やすい
株主総会提出用の決算書	片面または冊子形式	体裁・閲覧性を優先
総勘定元帳	両面印刷を推奨	大幅に省スペース化できる
仕訳帳・補助元帳	両面印刷で可	連続性が確保されれば問題ない
電子取引の請求書等	電子データのまま保存	印刷だけでは電子取引データの保存義務を代替できない